职场精进：如何做好一份会议纪要？

safin0356

本文详述：写好一份会议纪要的方法。


前天看到同事从领导办公室出来，看神色不对问了句：怎么啦？
" 哎，还不是因为最近的项目进度汇报，领导太挑剔了，真心累！"
细问了下，原来是会议纪要出了些问题，挨来一顿骂：" 做了这么久的产品，为什么你连一篇会议纪要都写不好！"
你是否曾经收到过这样的邮件——标题：20190216，点开看竟然是 X 项目的纪要，密密麻麻的一堆文字。
这时候，你的第一反应是什么？头痛，关掉，然后邮件就沉了？
要是发出纪要的是你，这结果是你想要的吗？
答案是否定的。
关于如何写会议纪要？
身边的人基本的回答是：" 我知道——先写什么、然后、最后，balabala …… "
" 为什么这样写？"
" 嗯……没想过。"
知其然不知其所以然，就好比玩狼人杀，知道自己死了，却不知道为什么。
冤～啊～这当然不是一个产品人严谨的作风。
因此，对于这个问题，我先来抛个砖。
为节省大家的时间，先给出整体的思路，本篇重点在理论篇。


一、概念：信息场、信息势、信息合力</b>
写会议纪要，是我们日常工作中，再平常不过的一项工作了。
如果要问：写会议纪要写得最多的人是谁？
那当然是老板的秘书了，老板开会越多，纪要越多。
秘书（secretary）：受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人——百度百科。
为啥要拿这个秘书的定义来说，其实我想让大家关注一个关键词：处理通讯。
作为团队的管理者，每天需要各种会议将信息传达、探讨，形成共识。
为了深入理解开会这个行为，我在这里提出三个概念：信息场、信息势和信息合力。
为方便大家理解，绘制丑图如下：


一句话概括：在有信息传递的场景下，每个人都在都有一个合力，每个人的合力融合成团队的合力。（概念有点抽象，可略读）
1. 信息场</b>
信息场，是信息单元的聚合场，有高密度、流通快的特点。
社会是一个巨大的信息场，人与人之间时时刻刻都在发生连接，而产生连接的介质在抽象化层面就是信息单元。
从微观上看，每个信息单体在场中看着像是在做无规则的布朗运动。
而从宏观来看，这个社会其实是由一个又一个大小的信息场聚合而成的，每个人在场中交换特定的信息单元。
2. 信息势</b>
信息之所以能够流动，当然有一个力量在推动。
而这个力量就是信息势，即为：合力之间的信息力差。
举个通俗的例子：
在公司这个信息场中，公司为了挣钱（信息合力 1），老板为了完成追求更好的生活（信息合力 2），新员工为了学到更多的技能（信息合力 3）。
三个合力之间，其实就会有信息力差，所以会在公司这个信息场中，频繁地交换信息单元。
3. 信息合力</b>
信息合力，无序信息单元聚合在一起的结果。
通俗理解即为：我们的共同目标。
我为什么写文章，我的信息合力是：通过输出想法、收集想法，完成闭环，以变成更好、更完整的自己。你呢？
可以说人类的一些聚合形态，其目的就是：创建一个信息场，让每个团队的成员根据自己的合力，输出信息单元，最终达成大的合力。
二、开会的本质</b>
理解了信息场的概念之后，我们再来看看开会这种具象化的聚合形态。
作为一个会议记录者，是否清楚地知道：到底什么样的会才是一个好的会议？
可能很多人都会先问出一个问题：为什么要开会？不开行不行，比如换成打电话、发邮件等？
当然，这个得根据具体问题具体分析了。
如果说形成合力的过程，通过非会议的形式的时间效率更高，那开会不是一个最佳的方式。
所以开会的本质，我理解有如下两点：
1. 提升信息单元流通的效率</b>
产品工作当中，有跟业务、老板、设计师、开发、测试等多种角色沟通。
如果信息流是：A –产品、产品– BCD，有这种并集等关系等话，还是考虑用开会的形式，提升流通效率。
2. 达成信息的合力</b>
笔者认为，没有达成信息合力的会议，都不是一个好的会议。
所以你可以看看：开会前是否会议都会有一个信息合力的目标预期？
如果没有，可以建议会议发起者进行明确。
三、会议的类型</b>
做会议纪要者，经常会为两个事情发愁：
会上信息太多，不知道记录什么？
编写纪要，记录了很多却往往想不起领导说的那个关键信息。
这时候，搞清楚会议的类型就比较重要的，笔者称之为：场景化的前置思考。
从信息场的概念上来看，可以分为三大类：
传递已经形成的信息合力。
通过探讨，形成新的信息合力。
前两者兼有。
为通俗理解，下面举下具体的案例：


四、纪要者的道</b>
明确了开会的本质和会议类型之后，你可能要问：到底该怎么做，才能写好一篇纪要啊？
来，这里就讲讲一个写纪要者思考方法：
1. 明白自身使命</b>
能清晰传达信息合力。
正如前面所讲，会议就是一个信息场，目标就是为了更好地达成信息合力。
所以对于纪要者自身，是要把合力内容简单、清晰地表述出来——合力是什么？分力由谁出？
2. 懂纪要面向人群</b>
纪要最终的呈现状态为：邮件、文档，以将流动的信息单元完成固化。
作为纪要者，需要清楚地知道：纪要是给谁看的？
给整个团队？给领导？还是给执行者看？
写法是有侧重点的，对于给未参会者来说，也是有差异的。
具体会在第五部分讲到。
五、纪要者的术</b>
术：具体执行落的办法。
区分两个场景：记会议内容和写出来。
1. 记录会议内容</b>
清楚会议目的：好的会议都是有会议预期的，建议大家提前搞清楚。
记录的侧重点：
通知类和讨论类的记录侧重点不一样。
通知侧重于记录合力的重点——是否需要与会者出力？时间计划有要求么？还是仅仅在了解层面？
讨论类需要多一部分，是在记录有价值的信息单元。所以，在开会的过程中，要有意识地去找这些信息。
记录的工具：
记录的框架清晰后，还需要高效的工具，这样可以节省每一次记录的时间和不错过下一次有价值的信息单元。
建议：提前准备好记录框架，包括合力部分和记录信息单元部分。
工具最好能够支持快速结构化内容和具备良好的修改能力，比如增删（可以用 Xmind 记录）。
2. 写纪要</b>
优质的纪要对于读者来说就是：单位时间内能够获得更多所需要的信息单元。
可以分为两部分衡量：可读性好和内容框架好。
可读性好是侧重在：排版、信息传递高效。
这就不展开了，下面说下内容框架是怎么回事。
内容框架：分为信息合力部分和个人出力部分。
另外的方面是：区分阅读人群。通俗解释是：见人说人话，见鬼说鬼话。对人来说，要是你鬼话连篇，人就不爱听拉，下面稍微列下：
给整个团队：达成的信息合力是什么？不同人需要出力的点分别是什么？
给领导的：达成的合力是什么？形成的过程是啥？有需要领导给出意见或支持吗？
给执行者：达成的信息合力是什么？你需要出力的点及时间计划
对大部分人来说，写会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分，但其中能够看出一个人的职业化水平。
笔者结合自身所见所想，从信息场的概念切入，逐步分析开会的本质、纪要者应该具备的思考模型和执行方法。
希望对你有一些小帮助、小启发。
以上，就是我抛出来的砖，欢迎找我来一起分享你的好玉。
作者：15 年毕业于华南理工大学，有运营和产品经历，现负责金融大数据产品：个性化推荐、意图搜索，AI 智能客服。个人微信公众号：大雄背起行囊。
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